Tietosuojaseloste

Nemura Oy (Y-tunnus 3609537-1)
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Jarmo Sassali
jarmo.sassali@nemura.fi · +358 40 595 6425

• Asiakkaan edustajat. Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai asiakkaan nimeämältä yhteyshenkilöltä toimeksiannon yhteydessä.
• Toimittajien yhteyshenkilöt. Tiedot saadaan useimmiten muulta kuin henkilöltä itseltään: asiakkaaltamme, toimittajan omilta verkkosivuilta tai julkisista lähteistä. Kerromme tästä aina ensimmäisessä yhteydenotossa, ja pyyntöön liitetään asiakkaan allekirjoittama valtakirja, josta näkyy kenen puolesta toimimme.
• Nemuran työntekijät. Tiedot saadaan työsuhteen yhteydessä.

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asema organisaatiossa
• Käyttäjätunnus ja kirjautumistiedot (salasana vain suojatussa tiivisteessä)
• Palveluun tallennetut asiakirjat ja niiden sisältö: sopimukset, hinnastot, laskut ja muu kilpailutusaineisto. Aineisto voi sisältää henkilötietoja, jos toimittaja tai asiakas on sellaisia siihen sisällyttänyt.
• Tapahtumaloki: kuka teki mitä ja milloin. Tätä tarvitaan kilpailutuksen läpinäkyvyyteen ja väärinkäytösten selvittämiseen.
• Sähköisen allekirjoituksen yhteydessä allekirjoittajan tunnistetiedot. Vahvan tunnistautumisen suorittaa allekirjoituspalvelu, emme me.

• Toimeksiannon hoitaminen — sopimus tai sen valmistelu (GDPR 6 art. 1 b). Koskee asiakkaan edustajia.
• Kilpailutuksen toteuttaminen — oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f). Koskee toimittajien yhteyshenkilöitä: käsittelemme yrityksen edustajan yhteystietoja hoitaaksemme asiakkaamme meille antaman toimeksiannon. Käsittely rajoittuu siihen, mikä tarjouspyynnön tai tietopyynnön hoitaminen edellyttää.
• Lakisääteiset velvoitteet — kirjanpito ja sopimusten säilytys (GDPR 6 art. 1 c).

Emme käytä tietoja profilointiin, automaattiseen päätöksentekoon emmekä markkinointiin ilman erillistä suostumusta.

Käytämme tekoälyä kahteen työvaiheeseen: toimittajien hakemiseen julkisista lähteistä ja palveluun ladattujen asiakirjojen lukemiseen kustannusriveiksi. Tekoäly tuottaa ehdotuksia, ei päätöksiä — konsultti tarkistaa ja hyväksyy tulokset ennen kuin ne vaikuttavat mihinkään. Palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, ettei rajapinnan kautta lähetettyä aineistoa käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.

Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin. Käytämme seuraavia alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:

Käsittely perustuu kunkin palveluntarjoajan vakiomuotoiseen tietojenkäsittelysopimukseen (DPA), joka tulee voimaan palvelun käyttöehtojen hyväksymisen myötä. Sopimukset ovat luettavissa yllä olevista linkeistä.

Yhdysvaltoihin suuntautuvat siirrot perustuvat näihin sopimuksiin sisältyviin EU:n vakiolausekkeisiin (SCC). Resendin osalta siirtoperusteena on lisäksi EU–Yhdysvallat -tietosuojakehys (Data Privacy Framework).

• Projektien ja kilpailutusten tiedot: toimeksiannon ajan ja sen päättymisestä 2 vuotta
• Allekirjoitetut sopimukset ja valtakirjat: 10 vuotta allekirjoituksesta
• Kirjanpitoon liittyvä aineisto: 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki)
• Käyttäjätunnukset: niin kauan kuin käyttöoikeus on voimassa

Pääsy tietoihin edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta, ja oikeudet rajataan roolin ja toimeksiannon mukaan. Toimittaja näkee vain oman tehtävänsä: ei muita tarjoajia, ei asiakkaan muuta aineistoa. Tietokannassa on rivitason pääsynvalvonta, asiakirjat ovat saatavilla vain lyhytikäisten, tunnistautumista edellyttävien linkkien kautta, ja yhteydet on salattu.

Palvelu käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: kirjautumisistunnon ylläpitoon ja kielivalinnan muistamiseen. Emme käytä analytiikka-, mainonta- tai seurantaevästeitä, joten erillistä evästesuostumusta ei pyydetä.

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä.

Pyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos katsot käsittelyn olevan lainvastaista, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).